Bahan UAS Sistem Informasi Manajemen

STRATEGI UNTUKMENDAPAT KEUNGGULAN KOMPETITIF

Dalam masa sekarang yang serba modern peran aplikasi sistem informasi dalam bisnis

adalah untuk memberikan dukungan efektif atas strategi perusahaan agar dapat

memperoleh keunggulan kompetitif. Sistem informasi strategis dapat dapat membanu

perusahaan untuk menghadapi tekanan kompetitif yang membentuk struktur persaingan

dalam perusahaan, dan dikatakan oleh Michael Porter, dalam buku Sistem Informasi

Manajemen

bahwa keunggulan kompetitif suatu perusahaan dapat diwujudkan jika senantiasa berupaya

mengatasi pesaing yang sudah ada, pesaing baru, ancaman barang atau produk pengganti,

dan kekuatan tawar pelanggan atau pemasok.

Untuk mengatasi beberapa masalah dalam hal mendapatkan keunggulan kompetitif bisa

dicapai dengan mengimplementasikan beberapa strategi:

1. Strategi Kepemimpinan dalam biaya.

2. Strategi diferensiasi.

3. Strategi Inovasi.

4. Strategi Pertumbuhan.

5. Strategi Persekutuan.

kelima strategi diatas adalah strategi yang sudah sering dipakai oleh perusahaanperusahaan

dalam dunia bisnis, maka dari hal itu perlu adanya pembahasan mengenai

strategi lain yang mungkin bisa dipakai oleh suatu perusahaan dalam mengatasi masalahmasalah

yang muncul dari tekanan kompetitif. Strategi lain yang mungkin dapat digunakan

dalam menghadapi tekanan kompetitif:

1. Strategi TI

Dalam jaman sekarang yang serba canggih dibutuhkan strategi dengan penggunaan

media TI (teknologi informasi) hal ini bisa diterapkan dengan media internet atau dapat

disebut juga dengan e-commerce. melalui jaringan ini seorang pengusaha atau

perusahaan dapat menekan biaya dalam hal proses bisnis, misalnya dalam hal

perikalanan. Adapun hal lain yang dapat diperoleh dengan TI adalah dapat mengurangi

keunggulan diferensiasi para pesaing, kemudian kita juga dapat mengembangkan pangsa

pasar kita yang sebelumnya mungkin masih dalam skala local menjadi nasional bahkan

sampai internasional, melalui TI juga kita bisa membangun kerjasama virtual dengan

pelanggan, pemasok, dan pihak lain dengan akses yang lebih mudah dan cepat.

2. Strategi Knowledge Management (Manajemen Pengetahuan)

untuk memudahkan pemahaman mengenai menajemen pengetahuan, pertama kita

harus tahu terlebih dahulu mengenai definisinya. Fernandez dan Shabwerwal (2001)

mengartikan pengetahuan sebagai suatu hasil refleksi dan pengalaman seseorang,

sehingga pengetahuan selalu dipunyai oleh individu atau kelompok.

Studi-Studi KM mengungkapakan pentingnya organisasi mengembangkan pengetahuan

sebagai asset agar mempu menghadapi persaingan. studi Caniero (2000) memberikan

pemahaman bahwa KM dibentuk dari berbagai karakteristik personal dan pengembangan

personal. KM membentuk keputusan-keputusan stratejik, dan dari keputusan-keputusan

Stratejik terbentuklah market Knowledge dan Icompetitors knowledge. Market Knowledge

adalah usaha-usaha inovatif dan menghasilkan inovasi sedangkan competitors knowledge

membentuk usaha-usaha kompetitif yang menghasilkan daya saing. (B. Elnath Aldi,2005)

mengacu dari hasil penelitian yang dilakukan diatas menunjukkan bahwa KM memegang

peranan dalam kehidupan organisasi. pengetahuan dapat dikatakan merupakan sumber

internal dalam organisasi yang tidak mungkin diadaptasi oleh pesaing atau competitors. hal

ini dikarenakan pengetahuan yang dimiliki masing-masing individu berbeda satu sama lain.

sehingga para pesaing tidak mungkin meniru pengetahuan yang dipunyai oleh perusahaan.

sebagai semberdaya yang berharga bagi organisasi, sebaiknya organisasi mengelola

manajemen pengetahuan dengan baik. ada empat langkah yang perlu dilakukan agar KM

menjadi sumber daya yang stratejik.

a. pengetahuan dapat “disimpan”

data, informasi, maupun pengetahuan dapat disimpan dalam bentuk dokumentasi agar

mudah ditelusuri dan dapat dengan mudah memanfaatkannya di setiap kesempatan.

b. Pengetahuan mudah diakses

setiap anggota organisasi difasilitasi agar mampu mengakses pusat pengetahuan

organisasi sehingga dapat meningkatkan KM masing-masing anggota.

c. Peningkatan Pengetahuan didukung oleh organisasi

organisasi menciptakan lingkungan yang mempercepat peningkatan pengetahuan,

contoh kongkritnya adalah perusahaan memberikan penghargaan bagi anggota yang

menyumbangkan pengetahuan demi kemajuan organisasi.

d. Mengelola pengetahuan sebagai Aset.

Organisasi yang mempunyai pengetahuan superior mampu mengkoordinasi dan

mengkombinasikan sumberdaya-sumberdaya tradisional dan kapabilitas dalam bentuk dan

cara baru sehingga dapat memberikan nilai lebih bagi pelanggan. dengan memiliki sumber

daya pengetahuan yang superior organisasi dapat mengetahui bagaimana mengembangkan

dan mengeksploitasi sumber daya lebih baik dari pesaing meskipun sumber daya tersebut

unik dan mudah ditiru.

Knowledge management bisa dikatakan merupakan aset utama dari sebuah organisasi, dan

menjadi dasar dari segala strategi keunggulan kompetitif yang lain karena tanpa adanya

manajemen pengetahuan yang baik dari organisasi itu maka organisasi itu akan sulit

bersaing, akan terus tertinggal dan kalaupun ingin memakai strategi TI, inovasi, diferensiasi,

dan lain sebagainya harus didukung daris sejauh mana pengetahuannya mengenai hal

tersebut.

E-Commerce: DigitalMarkets, Digital Goods

Perdagangan sebenarnya merupakan kegiatan yang dilakukan manusia sejak awal

peradabannya. Sejalan dengan perkembangan manusia, cara dan sarana yang digunakan

untuk berdagang senantiasa berubah. Bentuk perdagangan terbaru yang kian memudahkan

penggunanya kini ialah e-commerce. Makhluk apa sesungguhnya e-commerce itu,

bagaimana ia dapat mempermudah penggunanya, serta peran pentingnya akan dibahas

dalam tulisan ini.

Pengertian E-Commerce

Electronic Commerce (Perniagaan Elektronik), sebagai bagian dari Electronic Business (bisnis

yang dilakukan dengan menggunakan electronic transmission), oleh para ahli dan pelaku

bisnis dicoba dirumuskan definisinya. Secara umum e-commerce dapat didefinisikan sebagai

segala bentuk transaksi perdagangan/perniagaan barang atau jasa (trade of goods and

service) dengan menggunakan media elektronik. Jelas, selain dari yang telah disebutkan di

atas, bahwa kegiatan perniagaan tersebut merupakan bagian dari kegiatan bisnis.

Kesimpulannya, "e-commerce is a part of e-business".

Penggunaan internet dipilih oleh kebanyakan orang sekarang ini karena kemudahankemudahan

yang dimiliki oleh jaringan internet, yaitu:

1. Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar (huge/widespread network), layaknya

yang dimiliki suatu jaringan publik elektronik, yaitu murah, cepat dan kemudahan akses.

2. Menggunakan electronic data sebagai media penyampaian pesan/data sehingga dapat

dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara mudah dan ringkas, baik dalam

bentuk data elektronik analog maupun digital.

Dari apa yang telah diuraikan di atas, dengan kata lain; di dalam e-commerce, para pihak

yang melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan melalui suatu

jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media

internet.

E-commerce adalah kegiatan-kegiatan bisnis yang menyangkut konsumen (consumers),

manufaktur (manufactures), service providers dan pedagang perantara (intermediaries)

dengan menggunakan jaringan-jaringan komputer (komputer networks) yaitu internet.

Julian Ding dalam bukunya E-commerce: Law & Practice, mengemukakan bahwa ecommerce

sebagai suatu konsep yang tidak dapat didefinisikan. E-commerce memiliki arti

yang berbeda bagi orang yang berbeda.

E-commerce digunakan sebagai transaksi bisnis antara perusahaan yang satu dengan

perusahaan yang lain, antara perusahaan dengan pelanggan (customer), atau antara

perusahaan dengan institusi yang bergerak dalam pelayanan public. Jika diklasifikasikan,

sistem e-commerce terbagi menjadi tiga tipe aplikasi, yaitu:

Electronic Markets (EMs).

EMs adalah sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk

melakukan/menyajikan penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat

membandingkan berbagai macam harga yang ditawarkan. Dalam pengertian lain, EMs

adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-fasilitas bagi

para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang

ditawarkan. Keuntungan fasilitas EMs bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien

dalam hal waktu. Sedangkan bagi penjual, ia dapat mendistribusikan informasi mengenai

produk dan service yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan

lebih banyak.

Electronic Data Interchange (EDI).

Kalau di dalam perusahaan menggunakan EDI untuk mengotomatiskan transaksi untuk B2B

e-commerce dan pengisian kembali inventori berlanjut. Para penyalur dapat secara

otomatis mengirimkan data tentang pengiriman [bagi/kepada] membeli perusahaan.

Pembelian Perusahaan dapat menggunakan EDI untuk menyediakan produksi dan

kebutuhan inventori dan data pembayaran ke para penyalur. Seperti pada gambar EDI yang

berikut ini :

EDI adalah sarana untuk mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi reguler yang

berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial.

Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai

“transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari

satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media

elektronik”.

EDI sangat luas penggunaannya, biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika

melakukan bisnis dagang dengan para supplier mereka.

EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial

tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke

sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari

penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari

manusia.

Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi

biaya, mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang

cepat dan akurat serta pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Karakteristik E-Commerce.

Berbeda dengan transaksi perdagangan biasa, transaksi e-commerce memiliki beberapa

karakteristik yang sangat khusus, yaitu :

a. Transaksi tanpa batas

Sebelum era internet, batas-batas geografi menjadi penghalang suatu perusahaan atau

individu yang ingin go-international. Sehingga, hanya perusahaan atau individu dengan

modal besar yang dapat memasarkan produknya ke luar negeri.Dewasa ini dengan

internet pengusaha kecil dan menengah dapat memasarkan produknya secara

internasional cukup dengan membuat situs web atau dengan memasang iklan di situssitus

internet tanpa batas waktu (24 jam), dan tentu saja pelanggan dari seluruh dunia

dapat mengakses situs tersebut dan melakukan transaksi secara on line.

b. Transaksi anonim

Para penjual dan pembeli dalam transaksi melalui internet tidak harus bertemu muka

satu sama lainnya. Penjual tidak memerlukan nama dari pembeli sepanjang mengenai

pembayarannya telah diotorisasi oleh penyedia sistem pembayaran yang ditentukan,

yang biasanya dengan kartu kredit.

c. Produk digital dan non digital

Produk-produk digital seperti software komputer, musik dan produk lain yang bersifat

digital dapat dipasarkan melalui internet dengan cara mendownload secara elektronik.

Dalam perkembangannya obyek yang ditawarkan melalui internet juga meliputi barangbarang

kebutuhan hidup lainnya.

d. Produk barang tak berwujud

Banyak perusahaan yang bergerak di bidang e-commercen dengan menawarkan barang

tak berwujud separti data, software dan ide-ide yang dijual melalui internet.

Implementasi e-commerce pada dunia industri yang penerapannya semakin lama semakin

luas tidak hanya mengubah suasana kompetisi menjadi semakin dinamis dan global, namun

telah membentuk suatu masyarakat tersendiri yang dinamakan Komunitas Bisnis Elektronik

(Electronic Business Community). Komunitas ini memanfaatkan cyberspace sebagai tempat

bertemu, berkomunikasi, dan berkoordinasi ini secara intens memanfaatkan media dan

infrastruktur telekomunikasi dan teknologi informasi dalam menjalankan kegiatannya

sehari-hari. Seperti halnya pada masyarakat tradisional, pertemuan antara berbagai pihak

dengan beragam kepentingan secara natural telah membentuk sebuah pasar tersendiri

tempat bertemunya permintaan (demand) dan penawaran (supply). Transaksi yang terjadi

antara demand dan supply dapat dengan mudah dilakukan walaupun yang bersangkutan

berada dalam sisi geografis yang berbeda karena kemajuan dan perkembangan teknologi

informasi, yang dalam hal ini adalah teknologi e-commerce.

Secara umum e-commerce dapat diklasifasikan menjadi dua jenis yaitu; Business to

Business (B2B) dan Business to Consumer (B2C).

Business to Business (B2B) adalah sistem komunikasi bisnis on-line antar pelaku bisnis,

sedangkan Business to Consumer (B2C) merupakan mekanisme toko on-line (electronic

shopping mall), yaitu transaksi antara e-merchant dengan e-customer

Dalam Business to Business pada umumnya transaksi dilakukan oleh para trading partners

yang sudah saling kenal dengan format data yang telah disepakati bersama. Sedangkan

dalam Business to Customer sifatnya terbuka untuk publik, sehingga setiap individu dapat

mengaksesnya melalui suatu web server. Dalam kajian ini, untuk selanjutnya yang akan

dibahas adalah Business to customer.

Mekanisme E-Commerce.

Transaksi elektronik antara e-merchant (pihak yang menawarkan barang atau jasa melalui

internet) dengan e-customer (pihak yang membeli barang atau jasa melalui internet) yang

terjadi di dunia maya atau di internet pada umumnya berlangsung secara paperless

transaction, sedangkan dokumen yang digunakan dalam transaksi tersebut bukanlah paper

document, melainkan dokumen

elektronik (digital document).

Kontrak on line dalam e-commerce menurut Santiago Cavanillas dan A. Martines Nadal,

seperti yang dikutip oleh Arsyad Sanusi memiliki banyak tipe dan variasi yaitu :

a.Kontrak melalui chatting dan video conference;

b.Kontrak melalui e-mail;

c.Kontrak melalui web atau situs.

Chatting dan Video Conference adalah alat komunikasi yang disediakan oleh internet yang

biasa digunakan untuk dialog interaktif secara langsung. Dengan chatting seseorang dapat

berkomunikasi secara langsung dengan orang lain persis seperti telepon, hanya saja

komunikasi lewat chatting ini adalah tulisan atau pernyataan yang terbaca pada komputer

masing-masing.

Sesuai dengan namanya, video conference adalah alat untuk berbicara dengan beberapa

pihak dengan melihat gambar dan mendengar suara secara langsung pihak yang dihubungi

dengan alat ini. Dengan demikian melakukan kontrak dengan menggunakan jasa chatting

dan video conference ini dapat dilakukan secara langsung antara beberapa pihak dengan

menggunakan sarana komputer atau monitor televisi.

Kontrak melalui e-mail adalah salah satu kontrak on-line yang sangat populer karena

pengguna e-mail saat ini sangat banyak dan mendunia dengan biaya yang sangat murah dan

waktu yang efisien. Untuk memperoleh alamat e-mail dapat dilakukan dengan cara

mendaftarkan diri kepada penyedia layanan e-mail gratis atau dengan mendaftarkan diri

sebagai subscriber pada server atau ISP tertentu. Kontrak e-mail dapat berupa penawaran

yang dikirimkan kepada seseorang atau

kepada banyak orang yang tergabung dalam sebuah mailing list, serta penerimaan dan

pemberitahuan penerimaan yang seluruhnya dikirimkan melalui e-mail.

Di samping itu kontrak e-mail dapat dilakukan dengan penawaran barangnya diberikan

melalui situs web yang memposting penawarannya, sedangkan penerimaannya dilakukan

melalui e-mail.

Kontrak melalui web dapat dilakukan dengan cara situs web seorang supplier (baik yang

berlokasi di server supplier maupun diletakkan pada server pihak ketiga) memiliki diskripsi

produk atau jasa dan satu seri halaman yang bersifat self-contraction, yaitu dapat digunakan

untuk membuat kontrak sendiri, yang memungkinkan pengunjung web untuk memesan

produk atau jasa tersebut.

Para konsumen harus menyediakan informasi personal dan harus menyertakan nomor kartu

kredit.

Selanjutnya, mekanismenya adalah sebagai berikut:

untuk produk on line yang berupa software, pembeli diizinkan untuk men-download-nya;

untuk produk yang berwujud fisik, pengiriman barang dilakukan sampai di rumah

konsumen;

untuk pembelian jasa, supplier menyediakan untuk melayani konsumen sesuai dengan

waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam perjanjian.

Mekanisme transaksi elektronik dengan e-commerce dimulai dengan adanya penawaran

suatu produk tertentu oleh penjual (misalnya bertempat kedudukan di USA) di suatu

website melalui server yang berada di Indonesia (misalnya detik.com). Apabila konsumen

Indonesia melakukan pembelian, maka konsumen tersebut akan mengisi order mail yang

telah disediakan oleh pihak penjual.

Selanjutnya cara pembayaran yang dapat dilakukan oleh konsumen tersebut dapat memilih

dengan :

a.transaksi model ATM;

b.pembayaran langsung antara dua pihak yang bertransaksi tanpa perantara;

c.dengan perantaraan pihak ketiga;

d.dengan micropayment;

e.dengan Anonymous Digital Cash.

Dewasa ini lembaga-lembaga pembiayaan, seperti Visa dan Mastercard, telah

mengembangkan sistem pembayaran dengan Secure Electronic Transaction (SET). Dengan

sistem ini transaksi akan melibatkan lembaga CA (Certificate of Authenticity) dan payment

gateway. Uraian mengenai hal ini selanjutnya akan dibahas pada bagian terakhir bahasan

Hukum dan Cyberlaw. Tetapi pada intinya mekanisme pembayaran dengan menggunakan

SET ini melibatkan beberapa pihak yaitu :

a. issuer, yaitu institusi financial yang mengeluarkan kartu bank;

b. cardholder, yaitu konsumen yang telah terdaftar di issuer;

c. merchant, yaitu penjual barang atau jasa atau informasi;

d. acquirer, yaitu institusi finansial yang menyediakan pelayanan untuk memproses

transaksi kartu bank;

e. CA, yaitu lembaga yang memiliki otoritas untuk mengeluarkan sertifikat digital.

Apabila proses pembayaran tersebut telah diotorisasi, maka proses selanjutnya adalah

pengiriman barang. Cara pengiriman barang tersebut disesuaikan dengan macam produk

yang diperdagangkan. Untuk produk yang berupa barang-barang berwujud, maka

pengirimannya dilakukan melalui pengiriman biasa, sedangkan untuk barang-barang tak

berwujud seperti jasa, software atau produk digital lainnya maka pengirimannya melalui

proses download.

Dalam proses terjadinya transaksi e-commerce, menurut Julian Ding sebagaimana dikutip

oleh Marian Darus Badrulzaman menentukan bahwa: “A contract is a struck when two or

more persons agree to a certain course of conduct”.

Maksudnya, kontrak adalah sebagai pertemuan dalam dua atau lebih pihak setuju

melakukan tindakan tertentu, sehingga pada saat itulah kesepakatan tercapai.

Berdasarkan beberapa pendapat tersebut di atas, maka secara umum mekanisme transaksi

elektronik melalui e-commerce dapat digambarkan sebagai berikut :

a. E-customer dan e-merchant bertemu dalam dunia maya melalui server yang disewa dari

Internet Server Provider (ISP) oleh e-merchant.

b. Transaksi melalui e-commerce disertai term of use dan sales term condition atau

klausula standar, yang pada umumnya e-merchant telah meletakkan klausula

kesepakatan pada website-nya, sedangkan e-customer jika berminat tinggal memilih

tombol accept atau menerima.

c. Penerimaan e-customer melalui mekanisme “klik” tersebut sebagai perwujudan dari

kesepakatan yang tentunya mengikat pihak e-merchant.

d. Pada saat kedua belah pihak mencapai kesepakatan, kemudian diikuti dengan proses

pembayaran, yang melibatkan dua bank perantara dari masing-masing pihak yaitu

acquiring merchant bank dan issuing customer bank.Prosedurnya e-customer

memerintahkan kepada issuing customer bank untuk dan atas nama e-customer

melakukan sejumlah pembayaran atas harga barang kepada acquiring merchant bank

yang ditujukan kepada e-merchant.

e. Setelah proses pembayaran selesai kemudian diikuti dengan proses pemenuhan prestasi

oleh pihak e-merchant berupa pengiriman barang sesuai dengan kesepakatan mengenai

saat penyerahan dan spesifikasi barang.

Contoh Penggunaan E-Commerce pada UKM

Penerapan TI Memperkuat UKM India

Konfederasi Industri India atau Confederation of Indian Industry (CII), awal bulan lalu merilis

hasil survey yang memperlihatkan bahwa TI telah mengubah peruntungan segmen UKM di

India.

Survey yang dilaporkan awal November lalu ini menyebutkan bahwa penggunaan TI di

kalangan UKM India dan hadirnya website telah menghasilkan peningkatan pendapatan.

Survey ini menunjukkan bahwa akuntansi dan pengelolaan inventaris (inventory

management) merupakan dua wilayah kunci dimana e-commerce di kalangan UKM India

kini tengah diterapkan.

Dalam survey tersebut, dilaporkan bahwa 78% dari responden mengindikasikan suatu

peningkatan dalam pendapatannya akibat penggunaan TI. Kemudian, 12% dari responden

melaporkan peningkatan pendapatan antara 5-25%. Sementara itu, 8% responden

melaporkan peningkatan pendapatan 25-50%. Peningkatan pendapatan ini kemungkinan

disebabkan oleh berbagai keuntungan dari aplikasi TI oleh kalangan UKM.

Dibandingkan tahun sebelumnya, ada peningkatan dalam persentase responden yang

menggunakan TI, dengan tingkat penggunaan TI yang bertambah baik secara bertahap. Tren

aplikasi TI untuk berbagai fungsi relatif sama untuk tahun ini. Keuangan tetap menjadi

bagian yang paling tinggi dalam penerapan TI dalam suatu perusahaan, diikuti dengan

bagian penjualan dan pemasaran, penelitian dan pengembangan (R&D) dan masalah

korporat, demikian menurut

survey tersebut.

“Berkaitan dengan penggunaan Internet oleh kalangan UKM, ada peningkatan secara

bertahap dalam persentase responden yang menggunakan Internet secara efektif dan

efisien dibandingkan tahun sebelumnya,” berdasarkan survey tersebut. Survey CII-SME ini

juga melaporkan meningkatnya kepedulian di kalangan UKM untuk memiliki website sendiri.

Beberapa Tips dan Trik dalam Penggunaan E-Commerce

Saat ini, hampir semua calon konsumen menanyakan, “Ada websitenya nggak?” apabila

ditawari sebuah produk, jasa atau pilihan berbisnis. Karena itulah, kini keberadaan sebuah

Toko Online / internet marketing system menjadi hal penting dalam menjalankan business,

baik berjualan barang maupun jasa. Maka, terlebih dulu harus diketahui masalah apa saja

yang ditemui saat telah memiliki Toko Online / online shop. Siapa sebetulnya yang menjadi

target customer? Apakah internasional atau nasional? Hal lain yang harus dipikirkan adalah

masalah pembayaran, pemesanan, pengepakan dan pengiriman.

Berikut adalah masukan dari anggota dan moderator milis Dunia Wirausaha yang sukses

berjualan lewat internet, maupun sukses pula menjadi konsumen Toko Online :

1) Umumnya masalah yang ditemui bagi (calon) konsumen dari Indonesia adalah yang

berkaitan dengan kepercayaan. Calon konsumen banyak yang susah percaya dengan

sistem penjualan online (misalnya, takut tertipu sudah melakukan pembayaran namun

tidak ada pengantaran barang).

Cara paling mudah untuk mencegah hal ini adalah dengan mencantumkan alamat dan

nomor telepon di website atau di signature email, karena ini menjadi bukti bahwa

penjualan ini tidak main-main atau bohongan, sekaligus memberikan kepercayaan pada

calon konsumen bahwa penjual “mudah dicari”. Ini sesuai pula dengan masukan salah

seorang anggota Milis Dunia Wirausaha yang melihat performance sebuah online shop

berdasarkan history penjualan selama ini, misalnya di E-bay dimana konsumen bisa

melihat sudah berapa banyak penjualan yang berhasil dilakukan. Ketidakpercayaan ini

juga bisa timbul karena calon konsumen tidak bisa melihat langsung contoh barang yang

dijual. Karena itu, sebaiknya ada pula keterangan mengenai Info Barang.

2) Perlu adanya info tentang barang yang jelas dan cukup detail karena calon konsumen

tidak bisa langsung memegang dan melihat (langsung) barang yang ingin dibeli. Foto

produk adalah hal yang sangat penting, termasuk juga apabila barang yang dijual

tersebut multifungsi.

Sebaiknya menyediakan berbagai tampilan foto yang memperlihatkan masing-masing

fungsinya.

Detail-detail lain yang selayaknya ditampilkan pula ialah :

 Pilihan warna (dengan foto).

 Info ukuran dan info bahan.

 Info perawatan.

 Info pengecekan jumlah barang yang tersedia.

Sebaiknya langsung tersedia info ini (bukan menghubungi kembali), karena ini akan

mempengaruhi keinginan konsumen untuk membeli (berkaitan dengan total berat

barang yang yang akan dibeli dan perbandingannya dengan ongkos pengiriman).

3) Harga yang kompetitif. Pasalnya, konsumen online biasanya akan lebih mudah

membandingkan dengan harga-harga jual di toko online lainnya ataupun toko biasa.

4) Pengiriman yang murah dan cepat biasanya menjadi masukan juga untuk si calon

konsumen.

Beban biaya pengiriman akan lumayan terasa berat jika barangnya sendiri kecil secara

ukuran atau murah secara nominal harga. Akan lebih baik jika ada penawaran beberapa

jenis kiriman, biasa atau ekspress. Akan tetapi ada pula pengiriman barang yang tidak

memperhatikan dimensi dan berat total barang.

TIKI termasuk salah satu jasa pengiriman yang direkomendasikan karena calon

konsumen bisa mengecek sendiri lewat www.tiki.co.id untuk melihat harga kirim sesuai

wilayah dan berat.

Alternatif lainnya, ialah membuat jasa kurir sendiri (khusus) untuk melayani pengiriman

(untuk pengiriman lokal, misalnya Jakarta saja) dimana jasa kurir ini juga bisa bekerja sama

dengan kurir lain untuk pengiriman luar kota.

5) Untuk pembayaran, ada beberapa alternatif. Akan lebih mudah bagi konsumen apabila

ada beberapa pilihan pembayaran misalnya: transfer bank setelah barang diterima,

pembayaran didepan atau kartu kredit.

Untuk COD (Cash on Delivery), sebaiknya hal ini dipilih apabila menggunakan jasa kurir

pribadi, terutama untuk konsumen baru (yang baru pertama kali membeli atau memakai

jasa) dimana umumnya mereka lebih merasa aman dengan COD. Akan jadi nilai plus

apabila sang kurir bisa menerangkan pada konsumen tentang cara pemakaian barang

tersebut.

6) Pengemasan, tergantung pada barang apa yang dijual dan lokasi tujuan barang. Biasanya

kalau dekat, cukup dengan plastik, namun untuk luar kota tetap harus ada pengemasan

yang lebih kuat dan aman, apalagi jika barangnya dapat rusak atau pecah.

7) Customer Service harus tersedia dan siap dihubungi oleh konsumen kapan saja. Karena

e-commerce tergolong baru di Indonesia, jadi jika barang belum diterima, konsumen

sering was-was dan terus menerus menghubungi penjual. Maka sangat diperlukan

customer service yang dapat dengan cepat menanggapi pertanyaan maupun keluhan.

8) Pilih tempat web hosting yang reliable dan supportnya mudah di hubungi.

9) Adanya keterangan update pemesanan sampai pengiriman. Misalnya, pemberitahuan

setelah form pesanan diterima, pemberitahuan setelah pembayaran diterima, serta

pemberitahuan mengenai waktu pengiriman dan perkiraan tiba di tempat konsumen.

10) Insentif untuk pengunjung atau konsumen. Misalnya untuk konsumen yang aktif di

website tersebut, ex: tersedia potongan harga senilai Rp.X untuk pengunjung yang

mengisi kuesioner. Intinya, seperti masukan seorang anggota milis Dunia Wirausaha

yaitu Toko Online yang “bagus” adalah yang bagus secara sistem aplikasi juga sistem

pelayanannya.

11) Komersialisasi situs web. Pemilik juga harus memperhatikan sumber pendanaan per

bulannya, antara lain untuk hosting dan domain Jika belum mendapatkan pendapatan

dari web, maka ia harus menyediakan cadangan dana. Karena itu mengkomersialisasikan

web Toko Online juga bisa menjadi perhatian khusus.

Contoh, lewat pemasangan iklan banner di mana pengiklan biasanya mau memasang iklan

apabila web tersebut ramai pengunjungnya.Untuk melihat hal ini, perlu disediakan juga

tools untuk memeriksa traffic kunjungan, dan cara-cara internet marketing yang baik (tidak

melakukan spam).

PERBEDAAN PENGEMBANGAN SOFTWARE DENGAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI

 Pengembangan Software

Sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) mengacu pada kerangka

yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan

sistem informasi. Berbagai kerangka tersebut telah berkembang selama bertahun-tahun,

masing-masing dengan kekuatan sendiri diakui dan kelemahan. Satu sistem metodologi

pengembangan yang belum tentu cocok untuk digunakan oleh seluruh proyek. Setiap

metodologi yang tersedia sangat cocok untuk jenis proyek tertentu, berdasarkan berbagai

teknis, proyek organisasi, dan pertimbangan tim.

Kerangka metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

1. Sebuah filosofi pengembangan perangkat lunak, dengan pendekatan atau pendekatan

dari proses pengembangan perangkat lunak

2. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan

software.

 Pendekatan pembangunan software yang dapat digunakan:

Prototyping

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan

pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software,

mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih

jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat

berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi

pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan

kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh

pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai

sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Model ini berpotensi

untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral,

software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan

Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di

antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

1. Komunikasi Pelanggan

2. Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara

pengembangan dan pelanggan.

3. Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber – sumber daya, ketepatan

waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat

sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan,

desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

Prinsip dasar model air terjun adalah:

 Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan

splashback diterima antara fase.

 Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan

pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.

 Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang

luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan

manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum

memulai tahap berikutnya.

Pengembangan Sistem Informasi:

Prinsip-prinsip yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi yaitu:

1. Sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen.

Setelah sistem selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari

sistem ini adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang

diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip ini

harus selalu diingat.

2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar.

Sistem informasi yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak

sedikit, apalagi dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.

Sistem yang dikembangkan ini merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya

dengan investasi modal lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi

modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut ini:

1. Semua alternatif yang ada harus diinvestigasi.

2. Investasi yang terbaik harus bernilai.

3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.

Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu sistem, baik

dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses operasinya.

Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun penggunaan sistem

ini harus merupakan orang yang terdidik tentang permasalahan-permasalahan yang ada

dan terhadap solusi-solusi yang mungkin dilakukan.

4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan

sistem.

Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan

melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.

Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik,

maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk

maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat terlebih

dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan tugas-tugas

pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem dapat dilakukan

dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran yang direncanakan.

5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut.

Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi tidaklah

sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4 menunjukkan

langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah waktu adalah

uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output merupakan

tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini tidak berarti

bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru dapat melakukan

perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu sewaktu proses

pengadaan hardware.

6. Jangan takut membatalkan proyek.

Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang sedang

berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya memang

harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana suatu proyek

terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak lagi, maka harus

dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan proyek yang tidak layak lagi

karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini hanya akan memubang dana yang

sia-sia

KONVERSI SISTEM LAMA KE SISTEM BARU

Fenomena penyebab kegagalan pengalihan konversi dari suatu sistem lama ke sistem yang

baru dapat berasal dari 3 pihak terkait yang berperan didalam pengembangan sistem

informasi, yaitu: manajemen yang mewakili pihak perusahaan atau end-user, vendorsebagai

pihak ketiga yang membantu dalam perancangan, pengembangan serta implementasi

sistem baru tersebut dan user sebagai pengguna umum sistem tersebut.

1.Manajemen (end-user)

Dari pihak manajemen sebagai end-user fenomena kegagalan konversi sistem informasi

dapat disebabkan karena:

1. Kurangnya keterlibatan end-user dalam proses pengembangan sehingga, menyebabkan

pernyataan kebutuhan dan spesifikasi sistem yang kabur, akibatnya ruang lingkup sistem

baru yang ingin diterapkan menjadi tidak jelas dan pada akhirnya meningkatkan resiko

kegagalan dalam proses konversi.

2. Hal yang sama juga dapat disebabkan karena pernyataan kebutuhan dan spesifikasi

sistem yang senantiasa berubah-ubah, sehingga mempersulit pihak developer didalam

menangkap keinginan konsumen.

3. Kurangnya dukungan dari manajemen eksekutif di perusahaan tersebut. Sehingga,

sebagian besar jajaran direksi perusahaan tidak mau tahu mengenai penerapan sistem

informasi baru di perusahaannya dan menyerahkan sepenuhnya pada ahli TI. Padahal,

implementasi sistem informasi di perusahaan tidak hanya berhubungan dengan

teknologi saja, namun juga berkaitan erat dengan bisnis perusahaan, akibatnya sistem

baru yang digulirkan berjalan dengan tersendat-sendat.

4. Buruknya perencanaan yang disusun oleh pihak manajemen sehingga ketika konversi

dilakukan muncul berbagai hambatan.

5. Ketidakinginan manajemen dalam merubah paradigma berpikir maupun bekerja,

sehingga timbulnya kecenderungan untuk mempertahankan status quo atau comfort

zone mereka, akibatnya berbagai prasyarat utama untuk menjalankan atau

mengimplementasikan sistem baru tersebut tidak tercapai.

6. Harapan yang tidak realistis dari manajemen perusahaan, sehingga timbulnya ekspektasi

yang terlampau berlebihan dari pihak manajemen terhadap sistem baru yang ingin

diterapkan tanpa perduli dengan isu-isu terkait dengan pendekatan atau strategi

menerapkan sistem tersebut secara efektif.

7. Kurangnya sosialisasi terhadap konversi ke sistem baru kepada segenap karyawan

perusahaan, sehingga banyak pihak yang menolak dibandingkan dengan yang

mendukung terjadinya perubahan sistem.

A. Users

B. Sumberdaya Manusia (SDM) di perusahaan tersebut tidak siap dalam menerima

sistem baru karena harus dapat mengubah pola kebiasaan dan kebudayaan yang

sebelumnya diterapkan di perusahaan. Sehingga, seringkali SDM sulit untuk

menyesuaikan diri.

C. Ketidakinginan para user untuk merubah cara kerja dalam beraktivitas sehari-hari

sehingga selalu menentang segala bentuk aplikasi sistem baru tersebut, yang pada

dasarnya membutuhkan keinginan dan kemampuan untuk bekerja dengan cara yang

lebih efektif dan efisien.

D. Harapan yang berlebihan dan cenderung keliru terhadap sistem yang baru yang

biasanya para user menganggap bahwa teknologi informasi dan software dapat

menyelesaikan segala masalah dan kesulitan yang ada.

E. Kurangnya pelatihan bagi para user agar yang bersangkutan memiliki kompetensi

dan keahlian yang memadai untuk menjalankan sistem baru tersebut.

F. Perusahaan memiliki SDM dengan tingkat pengetahuan dan keterampilan yang

berbeda-beda dan sebagian besar kemampuannya berasal dari manajemen

fungsional perusahaan.

2. Vendors

1. Inkompetensi teknologi atau kurangnya pengalaman dari vendor maupun sumber daya

manusia dari penyedia jasa outsourcing sistem informasi.

2. Kurangnya kemampuan memberikan pemahaman dan penjelasan yang memadai

mengenai paradigma yang dipergunakan dalam sistem baru kepada mereka yang

berkepentingan (user dan end-user), sehingga seringkali terjadi kekeliruan dalam cara

memandang pergantian sistem.

3. Pemilihan aplikasi yang keliru atau tidak sesuai dengan situasi dan kondisi perusahaan

yang membutuhkannya.

4. Terjadinya kesalahan dalam usaha membantu manajemen dalam mendefinisikan

kebutuhannya, sehingga ketika sistem baru yang akan diterapkan, tidak memberikan

hasil sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak terkait (user dan end-user).

5. Kurangnya pelatihan yang memadai dan efektif kepada segenap pihak terkait, sehingga

mereka tidak dapat menggunakan dan memanfaatkannya secara baik.

Selain faktor diatas, tinggi rendahnya risiko keberhasilan proses pengalihan sistem informasi

dari sistem lama ke sistem yang baru juga dipengaruhi oleh beberapa aspek lain seperti:

1. Aspek Manusia

Semakin banyak unsur manusia yang terlibat dalam aktivitas pemasukan, pengorganisasian,

pemeliharaan, dan pengawasan data, akan meningkatkan potensi terjadinya kesalahan yang

berpengaruh pada kualitas data yang disimpan, yang berarti akan memperbesar risiko

kesalahan yang terjadi dalam proses pengalihan tersebut;

2. Aspek Kebijakan

Semakin tidak adanya kebijakan standar di perusahaan yang selama ini dipergunakan

sebagai acuan dalam proses pengelolaan data, semakin sulit menentukan strategi migrasi

yang tepat, yang berarti mempertinggi resiko implementasi skenario pengalihan; dan lain

sebagainya.

3. Aspek Data

Semakin kompleks struktur, model, dan arsitektur data yang ingin dipindahkan, semakin

sulit mekanisme pemetaan dan pemindahannya, yang berarti semakin tinggi resiko yang

dihadapi;

4. Aspek Aplikasi

Semakin berbeda platform, sistem, atau standar sistem aplikasi baru dibandingkan dengan

sistem aplikasi yang lama, semakin sulit proses migrasi dilakukan, yang berarti akan

memperbesar resiko yang dihadapi;

5. Aspek Teknologi

Semakin tersebar bentuk atau topologi perangkat keras dan jaringan yang merupakan lokasi

penyimpanan data, semakin sulit aktivitas pemetaan data yang harus dilakukan, yang berarti

akan mempertinggi risiko yang dihadapi;

Untuk mengurangi resiko kegagalan yang terjadi saat pergantian sistem, terdapat 4 metode

konversi yang dapat dilakukan guna mempermudah pengenalan sistem baru ke dalam

organisasi dan meningkatkan keberhasilan proses konversi.

Empat bentuk utama dari konversi sistem mencakup konversi langsung, konversi paralel,

konversi bertahap (phased) dan konversi percontohan (pilot).

1. Konversi Langsung (Direct Conversion/Plunge Strategy)

Konversi ini dilakukan dengan cara menghentikan sistem lama dan menggantikannya

dengan sistem baru. Cara ini merupakan yang paling berisiko, tetapi murah. Konversi

langsung adalah pengimplementasian sistem baru dan pemutusan jembatan sistem

lama,sehingga apabila konversi telah dilakukan, maka tak ada cara untuk balik ke sistem

lama.

Pendekatan sesuai untuk kondisi-kondisi sebagai berikut:

1. Sistem tersebut tidak mengganti sistem lain.

2. Sistem yang lama sepenuhnya tidak bernilai.

3. Sistem yang barn bersifat kecil atau sederhana atau keduanya.

4. Rancangan sistem baru sangat berbeda dari sistem lama, dan perbandingan antara

sistem – sistem tersebut tidak berarti.

Keunggulan :

Relatif tidak mahal.

Kelemahan :

Mempunyai risiko kegagalan yang tinggi. Berikut merupakan ilustrasi konversi langsung.

2. Konversi Paralel (Parallel Conversion)

Pada konversi ini, sistem baru dan sistem lama sama-sama dijalankan. Setelah melalui masa

tertentu, jika sistem baru telah bisa diterima untuk menggantikan sistem lama, maka sistem

lama segera dihentikan.

Cara seperti ini merupakan pendekatan yang paling aman, tetapi merupakan cara yang

paling mahal, karena pemakai harus menjalankan dua system sekaligus. Konversi Paralel

adalah suatu pendekatan dimana baik sistem lama dan baru beroperasi secara serentak

untuk beberapa période waktu. Dalam mode konversi paralel, output dari masing-masing

system tersebut dibandingkan, dan perbedaannya direkonsiliasi.

Kelebihan :

Memberikan derajat proteksi yang tinggi kepada organisasi dari kegagalan sistem baru.

Kelemahan :

Besarnya biaya untuk duplikasian fasilitas dan biaya personel yang memelihara sistem

rangkap tersebut, karena ketika proses konversi suatu sistem baru melibatkan operasi

paralel, maka orang-orang pengembangan sistem harus merencanakan untuk melakukan

peninjauan berkala dengan personel operasi dan pemakai.

3. Konversi Bertahap (Phased Conversion)

Konversi bertahap dilakukan dengan menggantikan suatu bagian dari sistem lama dengan

sistem baru. Jika terjadi sesuatu, bagian yang baru tersebut akan diganti kembali dengan

yang lama. Jika tak terjadi masalah, modul-modul baru akan dipasangkan lagi untuk

mengganti modul-modul lama yang lain. Dengan pendekatan seperti ini, akhirnya semua

sistem lama akan tergantikan oleh sistem baru.

Cara seperti ini lebih aman daripada konversi langsung. Dengan metode phased conversion,

sistem baru diimplementasikan beberapa kali, dan secara perlahan menggantikan sistem

lama. Konversi bertahap dapat menghindarkan risiko yang ditimbulkan oleh konversi

langsung dan memberikan waktu yang banyak kepada pemakai untuk beradaptasi terhadap

perubahan. Untuk menggunakan metode phased conversion, sistem harus disegmentasi.

Kelebihan :

Kecepatan perubahan dalam organisasi tertentu bisa diminimasi, dan sumber-sumber

pemrosesan data dapat diperoleh sedikit demi sedikit selama période waktu yang luas.

Kelemahan :

Keperluan biaya yang harus diadakan untuk mengembangkan interface temporer dengan

sistem lama, daya terapnya terbatas, dan terjadi kemunduran semangat di organisasi, sebab

orang-orang tidak pernah merasa menyelesaikan sistem.

4. Pilot conversion

Pendekatan ini dilakukan dengan cara menerapkan sistem baru hanya pada lokasi tertentu

yang diperlakukan sebagai pelopor. Jika konversi ini dianggap berhasil, maka akan diperluas

ke tempat-tempat yang lain. Ini merupakan pendekatan dengan biaya dan risiko yang

rendah. Dengan metode Konversi Pilot, hanya sebagian dari organisasilah yang mencoba

mengembangkan sistem baru. Kalau metode phase-in mensegmentasi sistem, sedangkan

metode pilot mensegmentasi organisasi.

Perlunya segmentasi organisasi.

 Resiko lebih rendah dibandingkan metode konversi langsung.

 Biaya lebih rendah dibandingkan metode parallel.

 Cocok digunakan apabila adanya perubahan prosedur, H/Wdan S/W.

Metode Untuk Mengkonversi File Data Yang Ada

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem

menyiapkan penciptaan dan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru.

Dengan mengkorversi suatu file, maksudnya adalah bahwa file yang telah

ada {existing)harus dimodifikasi setidaknya dalam :

1. Format file tersebut

2. Isi file tersebut

3. Media penyimpanan dimana file ditempatkan

Dalam suatu konversi sistem, kemungkinan beberapa file bisa mengalami ketiga aspek

konversi tersebut secara serentak. Terdapat dua metode dasar yang bisa digunakan untuk

menjalankan konversi file :

1. Konversi File Gradual

Konversi file gradual (sedikit demi sedikit), umumnya digunakan dengan metode paralel

dan phase-in. Dalam beberapa contoh, ia akan bekerja untuk metode pilot. Umumnya

konversi file gradual tidak bisa diterapkan untuk konversi sistem langsung.

Beberapa perusahaan mengkonversi file-file data mereka secara gradual (sedikit demi

sedikit). Record-record akan dikonversi hanya ketika mereka menunjukkan beberapa

aktivitas transaksi. Record-record lama yang tidak menunjukkan aktivitas tidak pernah

dikonversi. Metode ini bekerja dengan cara berikut :

1. Suatu transaksi diterima dan dimasukkan ke dalam sistem.

2. Program mencari file master baru (misalnya file inventarisasi atau file account

receivable) untuk record yang tepat yang akan di update oleh transaksi itu. Jika

record tersebut telah siap dikonversi, berarti peng-update-an record telah selesai.

3. Jika record tersebut tidak ditemukan dalam file master baru, file master lama diakses

untuk record yang tepat, dan ditambahkan ke file master baru dan di update.

4. Jika transaksi tersebut adalah record baru, yakni record yang tidak dijumpai pada file

lama maupun file baru (misalnya, pelanggan baru), maka record baru disiapkan dan

ditambahkan ke file master baru.

2. Konversi File Total

Konversi file total dapat digunakan bersama dengan semua metode konversi file sistem

di atas. Jika file sistem baru dan file sistem lama berada pada media yang bisa dibaca

komputer, maka bisa dituliskan program sederhana untuk mengkonversi file dari format

lama ke format baru. Umumnya pengkonversian dari satu sistem komputer ke sistem

yang lain akan melibatkan tugas-tugas yang tidak bisa dikerjakan secara otomatis.

Rancangan file baru hampir selalu mempunyai field-field record tambahan, struktur

pengkodean baru, dan cara baru perelasian item- item data (misalnya, file-file

relasional). Seringkali, selama konversi file, kita perlu mengkonstruksi prosedur kendali

yang rinci untuk memastikan integritas data yang bisa digunakan setelah konversi itu.

Dengan menggunakan klasifikasi file berikut, perlu diperhatikan jenis prosedur kendali

yang digunakan selama konversi

Klasifikasi File Data

Keberhasilan konversi sistem sangat tergantung pada seberapa jauh profesional sistem

menyiapkan pengkonversian file data yang diperlukan untuk sistem baru, file sendiri dapat

diklasifikasikan menjadi

1. File Tabel

File ini dapat juga diciptakan dan dikonversi seiama konversi sistem. File tabel bisa juga

diciptakan untuk mendukung pengujian perangkat lunak.

2. File Backup

Kegunaan file backup adalah untuk memberikan keamanan bagi database apabila terjadi

kesalahan pemrosesan atau kerusakan dalam pusat data. Oleh karenanya, ketika suatu

file dikonversi atau diciptakan, file backup harus diciptakan.

3. File Master

Merupakan file utama dalam database. Biasanya paling sedikit satu file master

diciptakan atau dikonversi dalam setiap konversi sistem.

4. File Transaksi

File ini selalu diciptakan dengan memproses suatu sub- system individual di dalam

sistem informasi. Akibatnya, ia harus dicek secara seksama selama pengujian sistem

informasi.

5. File Indeks

File ini berisi kunci atau aiamat yang menghubungkan berbagai file master. File indeks

baru hams diciptakan kapan saja file master yang berhubungan dengannya mengalami

konversi.

Tahap akhir dalam siklus pengembangan system yaitu melibatkan pengintegrasian semua

komponen rancangan sistem => termasuk Perangkat Lunak, pengkonversian sistem total ke

operasi.

Rencana Implementasi

Adalah formulasi rinci dan representasi grafik mengenai cara pencapaian implementasi

sistem yang akan dilaksanakan (Tergantung pada Kompleksitas proyek).

Team Implementasi, terdiri dari:

1. Profesional sistem yang merancang sistem

2. Para manajer dan beberapa staff

3. Perwakilan Vendor

4. Pemakai Primer

5. Pengcode

6. Teknisi

Bagian Pokok Implementasi Diperlukan :

1. Persiapan tempat

2. Pelatihan personil

3. Persiapan/pembuatan dokumentasi

4. Konversi file dan sistem

5. Peninjauan Pasca Implementasi

Persiapan tempat Yang perlu dipersiapkan :

1. Ruang (sesuai dengan platform teknologi yang akan digunakan – Micro, mini atau

mainframe)

2. Listrik, Telpon, koneksi lainnya, ventilasi, AC, Keset anti debu, karpet, rak, penyangga

barang, meja, penyimpan disk/pita, lemari kabinet, tempat personil, lokasi printer,

dudukan printer dan furniture yang dirancang secara ergonomis

3. Pengujian Burn in (simulasi operasi pada vendor)

Pelatihan Personil

1. Tidak ada sistem yang bekerja secara memuaskan jika para pemakai dan orang lain yang

berinteraksi dengan sistem tersebut tidak dilatih secara benar.

2. Pelatihan Personil tidak hanya meningkatkan keahlian/ketrampilan pemakai, namun

juga memudahkan penerimaan mereka terhadap sistem baru

Cakupan pelatihan :

Tutorial, mengajarkan cara menjalankan sampai pelatihan untuk mengajarkan pokok-pokok

sistem baru.

Program Pelatihan :

1. Pelatihan In house

2. Pelatihan yang disediakan oleh vendor

3. Jasa pelatihan luar

Teknik dan Alat bantu pelatihan :

1. Teleconferencing

2. Perangkat lunak pelatihan interaktif

3. Pelatihan dengan instruktur

4. Pelatihan magang

5. Manual prosedur

6. Buku teks

Perangkat lunak pelatihan interaktif :

1. CBT (Computer-Based Training)

2. ABT (Audio-Based Training)

3. VBT (Video-Based Training)

4. VOD (Video-Optical Disk)

Menyiapkan Dokumen

Dokumentasi adalah materi tertulis/video/audio yang menjabarkan cara beroperasinya

sebuah sistem (termasuk pokok bahasan-pokok bahasan yang harus dikuasai oleh pemakai)

Tujuan Dokumentasi :

1. Pelatihan

2. Penginstruksian

3. Pengkomunikasian

4. Penetapan standart kinerja

5. Pemeliharaan sistem

6. Referensi historis

Menyiapkan Dokumen

Empat Area Utama Dokumentasi :

1. Dokumentasi Pemakai

2. Dokumentasi Sistem

3. Dokumentasi Perangkat Lunak

4. Dokumentasi Operasi

Mengkonversi Sistem Baru

Proses pengubahan dari sistem lama ke sistem baru. Kompleksitas dalam pengconversian

tergantung pada beberapa faktor antara lain : Jenis PL, Database, Perangkat H/W, Kendali,

Jaringan, prosedur.

Pengalihan Sistem Informasi dari sistem yang lama ke sistem yang baru dapat berakibat

fatal, terjadi karena :

1. Belum siapnya sumber daya untuk mengaplikasikan system yang baru.

2. System baru sudah terpasang, namun terdapat kesalahan prosedur dalam

pelaksanaanya, sehingga perubahan tidak dapat terjadi. Sehingga keberadaan system

baru justru mempersulit kinerja yang sudah ada.

3. Level kematangan perusahaan terhadap TI masih rendah.

4. Perencanaan dan aplikasi sistem Informasi tidak memiliki arah dan tahapan yang baik.

5. Tidak ada komunikasi yang baik diantara vendor sebagai penyedia IT dengan perusahaan

sebagai pengguna, sehingga system baru yang terbentuk menjadi tidak sesuai dengan

kebutuhan pengguna.

6. Perusahaan memandang perubahan teknologi merupakan hal yang harus dilakukan agar

perusahaan tidak ketinggalan zaman. Namun sebenarnya perusahaan tidak

membutuhkan teknologi tersebut.

Fenomena ini terjadi karena dengan adanya perubahan dari sistem lama ke sistem baru

maka akan terjadi keadaan dimana karyawan menghadapi masa transisi yaitu keharusan

menjalani adaptasi yang dapat berupa adaptasi teknikal (skill, kompetensi, proses kerja),

kultural (perilaku, mind set, komitmen) dan politikal (munculnya isu efisiensi karyawan/PHK,

sponsorship/dukungan top management). Dengan adanya ketiga hal ini maka terjadi saling

tuding di dalam organisasi, dimana manajemen puncak menyalahkan bawahan yang

bertanggung jawab, konsultan, vendor bahkan terkadang peranti TI itu sendiri.

Langkah-langkah yang dilakukan agar kesalahan alih sistem informasi dapat dihindari:

1. Harus menciptakan sinergisme diantara subsistem-subsistem yang mendukung

pengoperasian sistem sehingga akan terjadi kerjasama secara terintegrasi diantara

subsistem-subsistem ini. Asumsi hanya akan tercapai apabila para perancang sistem ini

mengetahui masalah-masalah informasi apa yang ada di perusahaan dan yang harus

segera di selesaikan. Biasanya para perancang sistem ini akan mulai pada tingkat

perusahaan, selanjutnya turun ke tingkat-tingkat sistem.

2. Lihat kembali dan koreksi visi yang ingin di bangun, pelajari implementasi apa yang

belum maksimal dan latih sumber daya manusia agar mampu mengoptimalkan peranti

yang sudah dibeli. Hal ini hanya akan mungkin untuk dilaksanakan apabila pimpinan

perusahaan mengetahui tentang TI/sedikit tentang TI, sehingga dia paham apa yang

ingin dicapai perusahaannya dengan mengaplikasikan TI ini.

3. Para perancang Sistem Informasi harus menyadari bagaimana rasa takut di pihak

pegawai maupun manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek

pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis

informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan

mengambil empat langkah berikut :

4. Menggunakan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job

enhancement) dengan memberikan pada komputer tugas yang berulang dan

membosankan, serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemampuan

mereka.

5. Menggunakan komunikasi awal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud

perusahaan. Pengumuman oleh pihak manajemen puncak pada awal tahap analisis dan

penerapan dari siklus hidup sistem merupakan contoh strategi ini.

6. Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialisasi informasi dan

manajemen. Hubungan tersebut tercapai dengan sikap jujur mengenai dampak-dampak

dari sistem komputer dan dengan berpegang pada janji. Komunikasi formal dan

penyertaan pemakai pada tim proyek mengarah pada tercapainya kepercayaan.

7. Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan. Pertama, identifikasi

kebutuhan pegawai, kemudian memotivasi pegawai dengan menunjukkan pada mereka

bahwa bekerja menuju tujuan perusahaan juga membantu mereka memenuhi

kebutuhan mereka.

URGENSI ASPEK MAINTAINAIBILITY DALAM PENGEMBANGAN SOFTWARE UNTUK

MENUNJUANG SISTEM INFORMASI

Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan pemoitoran, evaluasi, dan modifikasi

sistem untuk membuat perbaikan yang diperlukan. Tahap ini merupakan peninjauan pasca

implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin

dibangun. Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam

tahap ini. Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan

eksternal.

Software quality adalah pemenuhan terhadap kebutuhan fungsional dan kinerja yang

didokumentasikan secara eksplisit, pengembangan standar yang didokumentasikan secara

eksplisit, dan sifat-sifat implisit yang diharapkan dari sebuah software yang dibangun secara

profesional (Dunn, 1990). Menurut McCall, 1997 kriteria yang mempengaruhi kualitas

software terbagi menjadi tiga aspek penting yaitu :

1. Sifat-sifat operasional dari software (Product Operations);

2. Kemampuan software dalam menjalani perubahan (Product Revision)

3. Daya adaptasi atau penyesuaian software terhadap lingkungan baru (Product Transition).

Unsur maintainability dalam pengembangan software termasuk dalam Product Operations,

maintability adalah kemampuan software dalam menjalani perubahan. Setelah sebuah

software berhasil dikembangkan dan diimplementasikan, akan terdapat berbagai hal yang

perlu diperbaiki berdasarkan hasil uji coba maupun evaluasi. Sebuah software yang

dirancang dan dikembangkan dengan baik, akan dengan mudah dapat direvisi jika

diperlukan. Seberapa jauh software tersebut dapat diperbaiki merupakan faktor lain yang

harus diperhatikan.

Salah satu faktor yang berkaitan dengan kemampuan software untuk menjalani perubahan

adalah Maintainability.Maintainability adalah usaha yang diperlukan untuk menemukan

dan memperbaiki kesalahan (error) dalam software. Maintanability juga disebut sebagai

pemeliharaan sistem (system maintenance).

System maintenance atau pemeliharaan sistem dapat didefinisikan sebagai

prosesmonitoring, evaluasi dan modifikasi dari sistem yang tengah beroperasi agar

dihasilkan performa yang dikehendaki.